15 Jul 2019

Comment gérer mon agenda de séances sur La Boite à Sports ?

Comment gérer mon agenda de séances sur La Boite à Sports ?

Questions courantes - Club de sport

Dernière mise à jour le 16 Juillet 2019.

 

Objectif

La Boite à Sports permet de mettre en ligne votre agenda de cours collectifs pour lui donner de la visibilité auprès de nos utilisateurs et leurs permettent de réserver directement sur le site. Vous bénéficiez d’un espace « salle de sport » sur lequel vous gérez en temps réel l’offre que vous proposez. Le but de cet article est de vous expliquer comment gérer ce planning en toute simplicité. Let's go !

Nous vous rappelons que si vous avez un compte "Salle de Sport", vous êtes en relation direct avec un chargé de compte qui est disponible à tout moment pour répondre à vos questions et vous aider dans la gestion de votre planning en ligne. Si vous n'avez toujours pas de compte sur La Boite à Sports et que vous souhaitez améliorer votre visibilité gratuitement c'est ici.

 

 

Pré-requis

 

 

En pratique

Étape 1 : Se connecter à son compte Salle de Sport et aller dans l'agenda

  • Cliquez sur Connexion en haut à droite de la page
  • Entrez vos identifiants
  • Une fois cela fait, vous avez accès à Gérer ma Salle de Sport, en haut à droite de la page

 

  • Vous voilà arrivé dans votre Dashboard
  • Cliquez sur Agenda

 

Étape 2 : Visite guidée et principaux boutons

Vous voici dans votre agenda pour gérer vos cours collectifs référencés sur La Boite à Sports.

Celui-ci se décompose en 2 parties :

==> Un calendrier avec une vue mensuelle sur la gauche

  • Lorsque la vignette est blanche, cela signifie qu'aucun cours n'est référencé ce jour
  • Lorsque la vignette est bleue, cela signifie que vous proposez des cours (au moins 1) ce jour

==> Un espace de visualisation des cours de la journée sur la droite

  •  Lorsque vous cliquez sur un jour du calendrier, la vignette se met en orange, vous pouvez alors visualiser les cours de ce jour, en créer, en modifier ou les supprimer.
  • Les séances sont classées par ordre chronologique 
  • Vous retrouvez une partie des informations liées à vos séances : heure de début et de fin, nom de l'activité avec précision du sous-libellé de cette activité (que nous vous expliquons un peu plus loin), le nom du coach et enfin le niveau de la séance (représenté par des petits éclairs)

 

Maintenant faisons un rapide tour des principaux boutons que nous détaillerons par la suite. Il faut que vous ayez cliqué sur une journée de calendrier pour les voir. Si vous n'avez aucun cours de crée, vous ne verrez que le bouton pour créer une nouvelle séance.

  • Créer une nouvelle séance 

C'est parti pour générer du passage dans votre club et du chiffres d'affaires supplémentaire !

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  • Modifier une séance existante

Vous pouvez grâce à ce bouton modifier, à tout moment, les informations d'une séance déjà existante.

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  • Dupliquer une séance

Ce bouton vous permet de répéter une séance d'une semaine à l'autre très rapidement. Par exemple : vous proposez un cours de Yoga de 12h à 13h tous les jeudis. Créez le 1 fois et dupliquez le chaque semaine pour gagner du temps.

ATTENTION : Ne dupliquez jamais une séance entre 2 jours d'une même semaine. Par exemple : votre cours de Yoga de 12h à 13h du jeudi a aussi lieu à la même heure le vendredi. Créez de manière isolée votre cours du vendredi sans passer par la duplication du cours du jeudi. Pourquoi ? La duplication créer des chaines de séances qui permettent d'être modifiées à la chaine (c'est le cas de le dire). Si vous modifiez des informations sur votre séance de Yoga du jeudi et que vous avez préalablement dupliqué cette séance du jeudi sur le vendredi alors cela va aussi modifier la séance du vendredi.

En résumé : Créez votre semaine type en créant les cours 1 par 1 sans utiliser la duplication entre les jours de cette même semaine. Une fois cela fait, vous pouvez dupliquer les cours qui se répètent chaque semaine :)

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  • Supprimer une séance

La séance n'a plus lieue ? Vous changez votre planning et voulez supprimer des cours, c'est la corbeille.

 

 

Étape 3 : Créer une séance de son planning

Attaquons les choses sérieuses. Pour créer votre première séance cliquez sur le bouton Créer une séance.

Voici les différentes informations à entrer :

  • L'heure à laquelle démarre la séance

  • La durée de la séance

ATTENTION, nous parlons bien de la durée de la séance et non de l'heure de fin !

  • Choisissez l'activité

Si aucune activité n'apparait, rendez-vous dans votre Dashboard et cliquez sur Vos Activités pour entrer les activités que vous proposez dans votre club.

  • Précisez l'intitulé exact de votre séance

Pour améliorer le référencement de vos séances, nous proposons à nos utilisateurs un certain nombre d'activités qui ne couvrent évidemment pas tous les intitulés exacts de tous les clubs de sport. Ainsi, vous choisissez l'activité la plus proche de votre séance et vous pouvez préciser l'intitulé exact dans cette case pour être le plus précis possible pour vos futurs clients sur La Boite à Sports.

Par exemple : nous référençons l'activité "Bike", cependant, un club proposant une version appelée "Cycling" veut que cela apparaisse. Dans ce cas, elle mettra son cours sous l'activité "Bike" en précisant dans cette case l'intitulé exact : "Cycling"

  • Choisissez le niveau

Vous pouvez choisir entre 3 niveau : Accessible à tous, Intermédiaire et Expert. Cela permet de prévenir vos futurs clients dans le cas de séance avec un niveau spécifique. Nous vous recommandons évidemment de laisser vos cours "Accessible à tous" sauf conditions particulières.

  • Saisissez le nombre de places disponibles pour la séance

Adaptez le nombre de place en fonction de l'espace dont vous disposez et des taux de fréquentation de vos cours pour éviter de vous retrouver avec trop de participants. Nous vous recommendons cependant de proposer au moins 2 places par séance.

  • Indiquez le prix de la séance par participant
  • Une description optionnelle est disponible

Précisez ici les spécificités de votre cours. Ceci est optionnel, sachez que la description de votre cours est automatique. Cet espace est à utiliser uniquement si des particularités très spéciales sont à noter. Par exemple si votre séance est réservée aux femmes enceintes ou qu'elle demande des aptitudes particulières.

  • Choisissez le temps avant lequel le séance ne sera plus visible

Vous voulez éviter les réservations de dernières minutes. Faites disparaitre avant un certain nombre d'heures votre cours de la plateforme. Nous vous recommandons de laisser cela à 0, sauf en cas de nécessité, car beaucoup de nos utilisateurs aiment réserver à la dernière minute.

Et voilà le tour est joué votre première séance est créée !

 

 

Étape 4 : Finalisez votre planning

Dupliquez votre planning 

Pour créer votre planning, comme expliqué précédemment, nous vous invitons à créer une semaine type avec tous vos cours. Si vous avez 23 cours par semaine il faudra créer ces 23 cours un par un.

Une fois cette semaine type créée, dupliquez la jusqu'à votre prochain changement de planning grâce au bouton de duplication globale.

Prenons un exemple :

Vous venez d'entrer votre semaine type du 8 au 14 juillet. Vous choisissez donc "Entre le" 8 juillet "Et le" 14 juillet.

Vous voulez dupliquer cette semaine sur toutes les prochaines semaines, vous choisissez donc "Répéter toutes les 1 semaine".

Enfin, vous voulez dupliquer cette semaine type jusqu'au 31 Août car votre planning change à partir de Septembre ? Dans ce cas vous indiquez "Se termine le 31-08". 

 

Modifiez vos séances

Vous changez une ou plusieurs séances suite au départ d'un coach ? Vous devez modifiez quelques cours de votre planning ?

Rappel 

Vous pouvez, grâce à ce bouton modifier, à tout moment, toutes les informations d'une séance déjà existante.

Si vous aviez dupliqué cette séance vous pourrez choisir de modifier uniquement cette séance ou de modifier toute la chaine de cette séance qui revient chaque semaine. Ainsi modifier l'information sur toutes les semaines pour cette séance en 1 clic.

Supprimez vos séances

Rappel

La séance n'a plus lieue ? Vous changez votre planning ? Pour supprimer des cours, c'est la corbeille.

Même principe que pour la modification si vous avez dupliqué ce cours au préalable. Vous pourrez choisir de supprimer uniquement cette séance ou de supprimer toute la chaine de cette séance qui revient chaque semaine en 1 clic.

 

Vous n'avez pas trouvé la réponse à votre question, joignez notre service pour avoir un conseillé au téléphone au 09 50 66 91 08 ou par mail à [email protected]